Urenregistratie: een onderwerp waar zelden iemand spontaan enthousiast van wordt. Toch is het voor veel organisaties onmisbaar. Niet alleen voor de administratie of facturatie, maar ook om overbelasting te voorkomen, werkdruk inzichtelijk te maken en medewerkers eerlijk te belonen.

Alleen… hoe krijg je je team zo ver dat ze hun uren consequent en op tijd registreren?

Gelukkig is het geen onmogelijke missie. Met de juiste aanpak wordt het een gewoonte – of op z’n minst iets waar niemand meer met tegenzin aan denkt. Hieronder vind je zeven slimme strategieën die werken (zonder dat je met een stopwatch achter je collega’s aan hoeft te zitten).

1. Leg uit waarom het ertoe doet

Urenregistratie is geen administratieve hobby van HR – het is een hulpmiddel voor iedereen. Maak duidelijk waarom het belangrijk is:

Voor de organisatie: Planning, budgettering, facturatie.
Voor de medewerker: Eerlijke beloning, compensatie voor overuren, inzicht in werkdruk en werk-privébalans.

Tip: Maak het persoonlijk. Hoe meer medewerkers begrijpen wat hun voordeel is, hoe sneller ze meedoen.

2. Maak het extreem makkelijk (zoals: “druk hier op één knop” makkelijk)

Een ingewikkeld systeem is dé motivatiekiller. Zorg dus voor:

Gebruiksvriendelijke tools die intuïtief werken
Automatische herinneringen die vriendelijk knipogen: “Je uren wachten op je”
Mobiele toegang, zodat uren invullen net zo makkelijk is als een appje sturen

3. Beloon het gedrag dat je graag ziet (in plaats van alleen klagen over wat je mist)

Een compliment, een bedankje, een shout-out in de teamchat – het kost niets, maar het werkt.

Of ga nog een stapje verder: zet een speels beloningssysteem op. Denk aan een maandelijkse ‘Urenheld van het team’-award, of taart voor het team met 100% registratie. Het hoeft niet groots – het moet vooral leuk zijn.

4. Geef duidelijke uitleg, zonder vage handleidingen van 23 pagina’s

Soms is het probleem niet motivatie, maar verwarring. Geef dus:

Heldere, beknopte instructies: Wanneer, hoe, waar
Korte trainingen voor nieuwe medewerkers of bij nieuwe tools
Een FAQ of stappenplan dat je makkelijk kunt delen

5. Betrek medewerkers en luister écht naar hun feedback

Medewerkers weten vaak precies waar het wringt. Misschien is het systeem omslachtig. Of is de timing onhandig. Vraag actief om feedback en doe daar iets mee. Kleine verbeteringen kunnen een groots verschil maken in de bereidheid om mee te doen.

6. Leiders: vul. die. uren. in.

Het klinkt cliché, maar: voorbeeldgedrag werkt. Als teamleiders en managers zelf trouw hun uren bijhouden, zet dat de toon. Niemand wil de enige zijn die het vergeet als de leiding zelf keurig meedoet.

7. Maak het onderdeel van de werkdag

Urenregistratie moet geen “Oh ja!”-momentje om 22.47 uur worden. Help medewerkers een vaste routine te vinden:

Aan het eind van elke werkdag
Voor de lunch
Op vrijdag voor de borrel (voor de multitaskers)

Routine + herhaling = gedrag. Werkt bij tandenpoetsen, werkt ook hier.

Slotgedachte

Urenregistratie zal misschien nooit het meest geliefde onderdeel van het werk worden – maar met de juiste aanpak hoeft het ook geen hoofdpijndossier te zijn. Door helder te communiceren, de juiste tools in te zetten en het een beetje leuk te maken, wordt het iets waar niemand meer tegen opziet.

En zeg nou zelf: een tevreden medewerker die zijn uren netjes bijhoudt? Dat is goud waard. Of in elk geval… factureerbaar.

Urenregistratie: hoe je medewerkers wél mee krijgt