Als werkgever bent u wettelijk verplicht om de arbeidstijden van uw medewerkers bij te houden. Tegelijkertijd moet u daarbij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze blog leggen we uit hoe u voldoet aan de Arbeidstijdenwet (ATW) én aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Praktisch, duidelijk en direct toepasbaar.

De Arbeidstijdenwet: waarom urenregistratie verplicht is

De ATW is opgesteld om werknemers te beschermen tegen overbelasting. De wet stelt grenzen aan het aantal werkuren per dag en week, verder schrijft de wet ook verplichte rusttijden voor. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat zij aan deze regels voldoen — en dat kan alleen met een correcte urenregistratie.

Belangrijkste normen uit de ATW:

Maximaal 12 uur per dienst
Maximaal 60 uur per week (alleen bij uitzondering)
Gemiddeld 48 uur per week over een periode van 16 weken
Minimaal 11 uur onafgebroken rust na een werkdag

Uren mogen worden geregistreerd via prikklokken, software, apps of zelfs Excel-sheets — zolang de registratie betrouwbaar en controleerbaar is.

De AVG: zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens

Zodra u werktijden van medewerkers vastlegt, verwerkt u persoonsgegevens. Dat betekent dat u verplicht bent om te voldoen aan de AVG. Hieronder de belangrijkste uitgangspunten:

1. Dataminimalisatie

Verzamel uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de registratie en verwerking van uren. Vermijd onnodige informatie.

2. Doelbinding

Gebruik de verzamelde gegevens alleen voor vooraf vastgestelde, legitieme doeleinden. Denk aan loonsverwerking of naleving van arbeidstijden. Gebruik ze niet voor bijvoorbeeld gedragsanalyses of prestatiebeoordelingen, tenzij daarvoor een aparte juridische grondslag bestaat.

3. Transparantie

Informeer uw medewerkers duidelijk over:

Welke gegevens worden geregistreerd
Voor welk doel deze worden gebruikt
Hoe lang de gegevens worden bewaard
Wie toegang heeft tot de data

Dit kunt u vastleggen in een privacyverklaring of personeelshandboek.

4. Bewaartermijnen

Volgens de AVG en de fiscale bewaarplicht mogen urenregistraties maximaal 5 jaar worden bewaard. Daarna dienen deze veilig verwijderd te worden.

5. Toegangsbeheer

Beperk de toegang tot de urenregistratie tot medewerkers die deze informatie functioneel nodig hebben, zoals HR of direct leidinggevenden.

Biometrische gegevens: extra voorzichtigheid vereist

Wanneer u gebruikmaakt van systemen die biometrische gegevens verwerken — zoals vingerscans — moet u voldoen aan strenge aanvullende voorwaarden. Biometrische gegevens vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’ en mogen alleen worden verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor is én als de verwerking noodzakelijk is.

Voorbeeld: Een organisatie kreeg een boete van €725.000 voor het onterecht inzetten van vingerscanners zonder uitdrukkelijke toestemming van medewerkers. Dit onderstreept het belang van zorgvuldigheid.

Aanvullende aanbevelingen voor werkgevers

Zorg voor heldere rollen en rechten in uw registratiesysteem: wie heeft toegang tot welke data?
Leg toezichtmaatregelen vast in overleg met de ondernemingsraad, zoals cameratoezicht of locatietracking.
Controleer regelmatig of uw software voldoet aan de laatste beveiligingsstandaarden.
Kies voor betrouwbare softwarepartners, zoals Urenstaat4all, die privacy en beveiliging serieus nemen.

Tot slot: wetgeving naleven én vertrouwen behouden

Een correcte urenregistratie is wettelijk verplicht, maar moet in overeenstemming zijn met de privacy van uw medewerkers. Door doelgericht, transparant en zorgvuldig te werk te gaan, voorkomt u juridische risico’s én vergroot u het vertrouwen binnen uw organisatie.

Heeft u twijfels of uw proces AVG-proof is? Raadpleeg uw HR-adviseur of functionaris gegevensbescherming. Zo houdt u grip op uw urenregistratie én blijft u binnen de grenzen van de wet.

Urenregistratie & Privacy volgens de ATW: wat je écht moet weten